En muchas ocasiones, cuando un analista se dispone a realizar un análisis para uno de sus clientes, puede caer en la rutina y en la recurrencia de los datos disponibles. Esta situación puede generar ineficiencias, tanto de productividad para el analista, como de calidad en los insightspara el cliente.
Si hablamos de productividad, ese tiempo que no se ha gestionado correctamente, podría haber sido empleado en la optimización de las campañas o en hacer tangibles los resultados de cara al cliente, con grandes incrementos del valor añadido percibido vía insights de calidad, que ayuden de verdad a la toma de decisiones en futuras acciones. Una de las tareas más difíciles e importantes es, sin duda, plasmar lo comentado anteriormente en un informe, que ayudará en la mejora de futuras acciones y establecerá prioridades claras que dotarán de acción a los datos.
Hay ciertas intenciones o, mejor dicho, distracciones, que pueden desviarnos de nuestro objetivo a la hora de plasmar los datos en un informe de calidad, como, por ejemplo, incluir más información de la necesaria. Los informes que contienen grandes cantidades de información, por lo general, acaban haciendo que el cliente pierda el foco en lo que realmente importa. Aunque hayas analizado grandes volúmenes de información, asegúrate de proporcionar aquella que realmente interese al destinatario y le vaya a dar capacidad de actuar con conclusiones y next steps consistentes. De lo contrario, si esta situación se repite en el tiempo, puede provocar desinterés y que el interlocutor deje de consumirlo, perdiendo el valor que se pretende dar. Incluso, en el caso de que solo se consuma una parte del informe, hay recomendaciones de negocio que se pueden estar perdiendo o pasando desapercibidas.
Si el destinatario del análisis ha proporcionado una lista de métricas que desea ver, primero trata de asegurarte, tras ponerlo en contexto, que son las correctas para abordar el objetivo del análisis. Un consejo para solucionar este tipo de situaciones, puede ser el empezar identificando y dando respuesta a las preguntas que se quieren responder e interesarán a nuestro cliente y, sobre todo, que le darán las herramientas necesarias para actuar.
Lo mismo ocurre si intentamos “pintar“ diferentes temporalidades o incluir datos de varios departamentos interesados. Puede ser muy beneficioso separar los análisis para que los receptores no lean información que no les interesa y así no pierdan la atención.
Una vez que tenemos claro lo que vamos a representar, y con los datos centrados sobre el papel, debemos hacernos preguntas del tipo: ¿qué ha cambiado desde el último informe y por qué?, ¿cuáles son los resultados positivos y negativos? ¿qué causó estos resultados?, ¿cuáles son los puntos más importantes y por qué?, ¿cuáles son las áreas de oportunidad y por qué?.
A partir de este punto empezamos a construir el storytelling del análisis o informe. Así, nos aseguramos que la información clave no se pierde y se transmite eficazmente al cliente.
El siguiente punto que debemos tener en cuenta es dar contexto a los datos que presentamos. Para ello tendremos que añadir rangos de fechas adicionales para comparar, y tendencias anteriores para aportar claridad sobre si los datos son buenos o malos, teniendo en cuenta factores como la estacionalidad (en caso de que exista), si se trata de una campaña puntual (por ejemplo, el Black Friday), etc.
Además, es fundamental cuidar el detalle en las visualizaciones que utilicemos a lo largo de la presentación, como, por ejemplo, los gráficos, funnels, pie charts o area charts; y cuál se adecúa mejor a lo que vamos a representar y queremos transmitir. Recuerda que cada dato tiene una visualización que hace más fácil su explicación, por lo que no debemos dejarlo al azar.
Muy ligado a la visualización de datos está el tener clara la audiencia que va a consumir el report. Debes tener en cuenta detalles como: ¿cuál es su nivel de jerga técnica?, ¿se siente cómodo con este lenguaje o con visualizaciones muy complejas?, ¿es una persona muy ocupada que va a tener poco tiempo para revisarlo? Por ejemplo, un público de nivel ejecutivo probablemente solo quiera el resumen o los ítems más significativos y accionables, por lo que la parte más importante de tu historia posiblemente será la página de inicio.
Por último, automatiza todo lo que puedas la extracción de datos si usas herramientas como Data Studio, Adobe Analysis Workspace, Power BI o similares. Es muy recomendable montar dashboards que te permitan analizar la información cada semana, mes o campaña recurrente de una manera ágil y flexible.
Todo el tiempo que ahorres podrás emplearlo en optimizar realmente la campaña que estás analizando y en transmitir de la mejor forma las recomendaciones relevantes, consiguiendo así aportar el deseado valor añadido.
Y recuerda que, a veces, ¡menos es más!
